Vertragsmanagement – Verträge verwalten digital

 Unser Vertragsmanagement versetzt Sie in die Lage, Ihre Verträge digital zu verwalten. Unterteilt in verschiedene Vertragsarten, erfassen Sie Ihre Verträge. Ein Mandanten-Konzept unterstützt die Organisationen, die Aufgaben für andere Mandanten derselben Organisation zentral übernehmen. Ist der Vertrag mit den Grunddaten, den Wertedaten und den speziellen Vertragsangaben erfasst, kann eine finanzielle Verpflichtung über 5 Jahre abgerufen werden. In unserer Vertragsverwaltung gibt es dafür Standard Auswertungen in den Formaten PDF, Excel oder Open Office.

Verträge verwalten

Digitale vorliegende Vertragsdokumente werden mit den Verträgen in unserer Vertragsverwaltung verknüpft. Da viele Lieferanten fällige Beträge direkt vom Konto abbuchen, können mit unserer Vertragsverwaltung für die Finanzbuchhaltung auch die Dauerbuchungen erstellt werden. Kunden, die unsere Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, profitieren von der Integration. Stammdaten der Lieferanten, Kontenrahmen, Kostenstellen und viele Angaben sind hier bereits verfügbar. Das Vertragsmanagement wurde so konzipiert, dass es mehrsprachenfähig ist. Der Zugriff erfolgt mit einem gängigen Webbrowser.

Die Vertragsverwaltung und die Funktionen

Behalten Sie den Überblick mit unserem Vertragsmanagement. Verträge mit Lieferanten verwalten wir ebenso wie Verträge mit Kunden. Zu jedem Vertrag kann für die Finanzbuchhaltung eine Dauerbuchung generiert werden, die Angaben aus dem Vertrag dienen dabei als Vorlage. Sehen Sie sich die einzelnen Vertragsdokumente mit den zugehörigen Anhängen an, wir verbinden das bestehende Dokumentenmanagementsystem mit unserer Vertragsverwaltung.

  • Kreditorische und debitorische Verträge verwalten
  • Berechnung der finanziellen Verpflichtung der nächsten 5 Jahre
  • Versionierung von Verträgen
  • Anzeige der gescannten Verträge und deren Anhänge
  • Erstellen und Ändern von Dauerbuchungen
  • Mehr-Mandanten-Konzept

Das Vertragsmanagement mit seinen Vertragsarten

Jede Vertragsart unseres Vertragsmanagements verfügt über spezielle Felder, die beim Verwalten der Verträge benötigt werden.

Folgende Vertragsarten sind im Standard verfügbar, weitere können von Ihnen im Vertragsmanagement hinzugefügt werden.

  • KFZ Versicherungen
  • Mietverträge
  • Versicherungen
  • Maschinenleasing
  • KFZ-Leasing

Nach Auswahl des Menüpunktes werden Ihnen alle bereits definierten Vertragsarten in der Listenansicht mit den entsprechenden Definitionen angezeigt.

In der Vertragsverwaltung hat jeder Vertrag Grund- oder Basisdaten. Wenn Sie Verträge verwalten, stehen eine Vielzahl praxiserprobter Felder im Standard zur Verfügung, wie

  • Vertrags Nr., Vertragsbeginn und Vertragsende
  • Ausführungsrhythmus wie jährlich, halbjährlich, vierteljährlich, monatlich,
  • Verantwortliche Abteilung, Kostenstelle
  • Kündigungsfristen, Wiedervorlagedatum und Zusatztexte
  • Anlagen Nr. für die Integration des Anlagevermögens

Bei der Erfassung und Bearbeitung von Beträgen haben wir die Anbindung an die Finanzbuchhaltung im Blick. Besonders bei der Kontierung können viele Merkmale eingegeben werden, das sind

  • Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuerschlüssel, Steuerbetrag
  • Sachkonto und Kostenstelle
  • Zusätzlich Kostenträger, Projekt, Auftrag
  • Vier weitere Kontierungsmerkmale
  • Restwert und Übernahmewert

Wiedervorlage im Vertragsmanagement

Erfassen und verwalten der Verträge in der Vertragsverwaltung ist das eine. Ein weiterer Schwerpunkt sind Auswertungen und die terminliche Wiedervorlage. Verpassen Sie keinen Kündigungstermin mehr. Unser Vertragsmanagement passt auf.

Jeder Vertrag hat ein Wiedervorlagedatum und einen langen Wiedervorlagetext. Sobald mit der Wiedervorlage gearbeitet wird, erscheint beim Erfasser dieser Termin in der Übersicht aller seiner terminlichen Vorlagen. Zusätzlich zum Erfasser kann auch einer weiteren Person, z.B. der Urlaubsvertretung, eine zusätzliche Wiedervorlage als Terminvorschlag gesetzt werden.

  • Abgelaufene Wiedervorlagen erscheinen zuerst, in rot markiert
  • Erledigte Verträge sind ausgeblendet und umschaltbar
  • Umfangreiche Suchfunktionen, z.B. nach Datum, Bezeichnung, usw.
  • Ausgabe nach Excel oder Open Office zur Erstellung von Pivot Tabellen
  • Fünf Jahres Vorschau der finanziellen Verpflichtungen

Zusammenfassung der Vertragsverwaltung

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Laufzeiten- und Fristenüberwachung übernimmt das Regiezentrum
  • Gebündelte Ablage von Bildern, Dokumenten oder Protokollen
  • Vordefinierte Vertragsarten mit vertragsspezifischen Datenfeldern
  • Schneller Nutzen durch einfache Handhabung mit großem organisatorischem ROI
  • Excel Aufstellungen oder Outlook Kalendereinträge ohne kaufmännische Integration und Historisierung werden sinnvoll abgelöst
  • Kaufmännische Prozesse und Controlling werden unterstützt, z.B.
  • Vertrags-Hochrechnung für 5 / 10 Jahre debitorisch und kreditorisch


Konnte unsere Vertragsverwaltung Sie überzeugen? Haben Sie noch offene Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen zum Vertragsmanagement?

Wir stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Wir möchten, dass Verträge verwalten zum Kinderspiel wird.