Verkaufsbeleg für Veräußerungen ohne Artikelbezug

Keine Buchung ohne Beleg. Eine ordnungsgemäße Buchführung benötigt für jede Veräußerung einen Verkaufsbeleg.

Rechnungen aus dem operativen Geschäft werden in der Regel im ERP- oder Warenwirtschaftssystem erzeugt, in dem die Stammdaten aller Kunden und Geschäftspartner hinterlegt sind. Allerdings gibt es Geschäftsvorfälle, die nichts mit dem eigentlichen Geschäft des Unternehmens zu tun haben. Dann sollen Ausgangsrechnungen und Gutschriften ohne Artikelbezug und Lagerbewegung erstellt werden. Beispiele dafür sind der Verkauf eines in der Anlagenverwaltung erfassten Wirtschaftsgutes, die Abrechnung von Nebenkosten im Fall einer Vermietung, die Weiterverrechnung einer außergewöhnlichen Leistung wie einer Messebeteiligung oder eines Werbekostenzuschusses.

In vielen Unternehmen werden diese Ausgangserechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm durchgeführt ohne Integration in der Buchhaltung und mit den bekannten Fehlerquellen und fehlender Integration. Tipp- und Rechenfehler, Fehler in der Anschrift, Doppelerfassung - die Nachteile sind bekannt.

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Individuelle Positionstexte möglich

Damit in solchen Fällen keine Nebenbelegerstellung außerhalb der IT-Systeme durchgeführt wird, lassen sich diese Vorgänge direkt in der Buchhaltungssoftware fimox® der K+H Software GmbH & Co.KG abwickeln. Direkt aus der Anwendung, aus dem Buchungsvorgang heraus wird ein einfacher Rechnungsbeleg erstellt.

Ermöglicht wird dies durch die Funktion fimox®-Verkaufsbeleg. Diese erhält die Buchungssatz-Informationen sowie den Adressaten des Belegs über die Personenkontoinformation, die im FiBu-Stammdatensatz enthalten ist, sofern es sich nicht um einmalige Kunden handelt.

Beleg-Positionstexte können pro Kontierungszeile individuell erfasst werden. Diese Möglichkeit dient dazu, dem Empfänger Weiterberechnungs-Positionen zu erläutern, beispielsweise den zugrundegelegten Steuersatz.

Den Beleg direkt aus dem Buchungssatz heraus zu erstellen bringt für das Rechnungswesen einen großen Mehrwert: Die Buchung ist gleich im System hinterlegt, der entsprechende Beleg kann erzeugt, gedruckt, weitergereicht und ggf. ins Archiv verschoben werden.

Die Funktion Verkaufsbeleg kann mandantenübergreifend eingesetzt werden.

Verkaufsbeleg mit Barcode

Für die Anbindung an das Archivsystem kann auf dem Verkaufsbeleg beim Druck aus der Belegnummer ein Barcode erzeugt und aufgedruckt werden. Die fimox®-Funktion Formulargestaltung stellt dabei sicher, dass die Verkaufsbelege im Corporate Design des Unternehmens erstellt werden können.

Die Funktion Verkaufsbeleg ist eine Erweiterung der Buchhaltungssoftware fimox® und als Lizenz zu erwerben. Zusätzlich zur Aktivierung der Funktion ist das Feature beim Kunden einzurichten, beispielsweise die Parameter in der Formularsteuerung, der Scheduler-Job für den Druck des Belegs, das Layout für Mandanten einschließlich Logos und Fußzeilen, die auf dem Formular zu verwendenden Felder ggf. mit Regelwerk usf.

Bei Bedarf kann eine separate Rolle angelegt werden, falls eine buchhaltungsfremde Person die Belege erfassen und eine Stapelerfassung durchführen können soll.

Fazit Kundennutzen

Mit der fimox®-Funktion Verkaufsbeleg erstellen Unternehmen für Sonderfälle einfache Rechnungsbelege direkt aus dem Buchungsvorgang in fimox® heraus, doppelte Datenerfassung wird vermieden, mehrfacher Belegdruck sowie Archivierung sind möglich.

Anwenderbeispiel

Seit über 40 Jahren steht die inhabergeführte alpha Tonträger Vertriebs GmbH für innovative Produktsortimente und Servicedienstleistungen auf dem innovationsgetriebenen Markt der Bild-, Tonträger und Games. Dieser Kunde setzt unsere Buchhaltungssoftware ein. Hier mehr dazu.

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