Mit Rückstellungsspiegel Verpflichtungen stets im Blick halten

Den Überblick über Rückstellungen für absehbare Zahlungsverpflichtungen zu bewahren, beispielsweise für Pensionen, Steuerzahlungen oder verschobene Instandhaltungsmaßnahmen, wie es das Handelsrecht verlangt, ist wichtig, um bei Auffälligkeiten rechtzeitig gegensteuern zu können.

Die Funktion Rückstellungsspiegel, wie er in der Standardversion der Buchhaltungssoftware fimox enthalten ist, bietet die kontinuierliche Übersicht über die Entwicklung der einzelnen bilanzierten Rückstellungen zu den Bilanzstichtagen.

Rückstellungsspiegel für Speditionen

Bei Speditionen gibt es einen weiteren Anwendungsfall: Von den Subunternehmen kommen in Speditionen die Eingangsrechnungen erst im Folgemonat. Für die zu erwartenden Kosten werden Rückstellungen gebildet, um ein möglichst treffendes Ergebnis für den laufenden Monat abzubilden.

Sind die Eingangsrechnungen eingetroffen, werden die Rückstellungen wieder aufgelöst und das tatsächliche Ergebnis ermittelt.


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Zeit sparen mit integrierten Spiegeln

Der Jahresabschluss bedeutet in vielen Unternehmen aufwendige Recherchen und Erstellungsarbeit. Abhilfe schafft K+H Software mit den beiden in fimox integrierten Spiegeln, dem Rückstellungs- und dem Eigenkapitalspiegel. Bei beider Pflege werden viele Informationen erfasst, die auch für den Jahresabschluss erforderlich sind. Beim Eigenkapital geht es beispielsweise um das Haftungskapital oder um Gewinnanteil. Diese Zusatzinformationen werden in fimox direkt in die Jahresabschlussspiegel übergeben.

Damit verbunden hat die K+H Software als Grundlage die Möglichkeit geschaffen, ein Rückstellungs- bzw. Eigenkapitalkonto als solches im Buchhaltungssystem zu kennzeichnen; der Sachbuchungsdialog weist dann weitere Feldwerte für die zu buchenden Beträge entsprechend der Verwendung der Rückstellungskategorie sowie der Vorgangsart (Inanspruchnahme, Auflösung, Zuführung, Vortrag) auf. Bei unterjährigem Einsatz können bereits gebuchte Sätze auf gekennzeichneten Sachkonten um die Angaben (Rückstellungskategorie sowie Vorgangsart) manuell ergänzt werden.

Frei definierbare Kategorien für Rückstellungskonten

Für gekennzeichnete Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten können jeweils frei definierbare Kategorien angelegt und gepflegt werden. Das heißt es müssen nicht für alle Kategorien eigene Sachkonten vorgehalten werden. Pro Spiegelkategorie steht ein Berichtsgenerator für die Darstellung der entsprechenden Berichte aus vordefinierten Spaltendefinitionen und vorgegebenen Einteilungen zur Verfügung.

Das bedeutet für die Finanzbuchhaltung einen hohen Zeitgewinn für die Erstellung des Jahresabschlusses. Zudem können die entsprechenden Berichte während des laufenden Wirtschaftsjahres abgerufen oder nach Excel ausgegeben werden.

Durchgängig gleiche Funktionalität des Berichtsgenerators

  • Berichtsgeneratoren gibt es in fimox® in der Finanzbuchhaltung und in der Kosten-Leistungsrechnung, im Eigenkapital- und im Rückstellungsspiegel.

Der ganz große Vorteil aus Anwendersicht

  • Die Funktionsweise des Berichtsgenerators und die Handhabung ist durchgehend die gleiche
  • Eine Anwenderfreundlichkeit, die die Kunden sehr zu schätzen wissen
  • Sie garantiert auch Effektivität bei der Schulung bzw. in der Lernphase.

Unterjährig Echtzeit-Daten zu Rückstellungen

 

Die jederzeitige Berichterstellung mit Echtzeit-Daten ist wichtig für die moderne Finanzbuchhaltung. Denn für die Unternehmenssteuerung werden immer häufiger auch Quartals- oder Monatsabschlüsse von der Finanzbuchhaltung angefordert. Dabei müssen auch die Echtzeitwerte und Zuordnungen der Rückstellungen zu abzugrenzenden Vorgängen integriert sein, beispielsweise im Haus befindliche, noch nicht bezahlte Ware, Boni oder umsatzabhängige Werbungskostenzuschüsse. Integriert sein müssen ebenso Stand und Entwicklung des Eigenkapitals.

Alle diese Werte-Informationen lassen sich mittels der Spiegel noch detaillierter klassifiziert und vor allem gleich mit Kategorie buchen und damit jederzeit ausgewerten.

Kundenreferenz über den Rückstellungspiegel mit Berichtsgeneratoren

Maureen Papastefanou, Leiterin Rechnungswesen von Balthasar Papp Internationale Lebensmittellogistik KG mit Sitz in Ottobrunn bei München, arbeitet seit 2009 mit der Buchhaltungssoftware fimox® von K+H Software GmbH & Co. KG. Sie nutzt den fimox®-Rückstellungsspiegel für alle 17 Mandanten.

  • Sie freut sich, dass sie nun bei Monatsberichten und beim Jahresabschluss sofort die Rückstellung übersichtlich im Blick hat und bei Bedarf Anpassungen vornehmen kann.
  • "Auf Grund der Rückstellungsspiegel-Funktion buchen nun alle Kollegen überlegter, weil unmittelbar eine Zuordnung erfolgen muss.
  • Separat in Excel geführte oft umfangreiche Rückstellungskonten, beispielsweise ´Sonstiges´, konnte wir abschaffen – und der Überblick bleibt erhalten. Im Ergebnis wird natürlich viel Zeit gespart."
  • Für diese deutliche Arbeitsverbesserung war kein großer Zeitaufwand nötig, sagt Maureen Papastefanou: Gemeinsam mit dem Projektverantwortlichen von K+H Software wurde bei Papp Internationale Lebensmittellogistik in knapp drei Stunden der Rückstellungsspiegel für einen Mandanten eingerichtet.
  • Die anderen Mandanten, freut sich die Leiterin Rechnungswesen, konnte sie selber einrichten: "Es ist eigentlich selbsterklärend". 

Quelle: Maureen Papastefanou, Papp Internationale Lebensmittellogistik, "Die Investition hat sich auf alle Fälle gelohnt"

Wir sind für Sie da

Sollten Sie noch offene Fragen haben oder weitere Informationen zur unseren Buchhaltungssoftware fimox® benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.