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Von fimox® zu WERBAS: Datenschnittstelle zwischen Buchhaltung und Werkstatt

Die Ausgangssituation

Im Frühjahr 2015 entschied sich Heinloth, „The Logistic Experts“ mit Sitz in Roth bei Nürnberg und starker Präsenz auf dem Transport-, Speditions- und Logistikmarkt Westeuropas, fimox® einzuführen. Denn diese Buchhaltungssoftware der K+H Software GmbH & Co.KG mit Sitz in Germering bei München integriert Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung und umfasst außerdem beispielsweise eine Vertragsverwaltung. (vgl. Referenzbericht Heinloth)

Für die Rechnungsstellung für Werkstattkunden hat der Logistikexperte Heinloth das Softwareprodukt Werbas im Einsatz. Die WERBAS AG ist ein führender Anbieter von IT-Lösungen in der Kfz-Branche, speziell auch für Werkstätten und Autohäuser. Vor allem eröffnet WERBAS als neutraler Anbieter mit seiner funktionalen Kfz-Software den Kunden den Zugang zu unterschiedlichsten Handelsplattformen, Informations- und Schadenskalkulationssystemen. Bei Heinloth wird Werbas außer für die Rechnungsstellung dafür genutzt, für die Werkstattkunden die Garantieabrechnung mit dem jeweiligen Fahrzeughersteller abzuwickeln. Werbas war als Insellösung installiert, mit eigenen Sachkonten und Kundenrahmen.

Die Aufgabenstellung 

Heinloth wünschte sich nun eine Schnittstelle zwischen Werbas und fimox®.

  1. Denn mit Einführung einer modernen Buchhaltungssoftware wie fimox® sollten alle Vorsysteme, dazu zählte u.a. Werbas, integriert werden.
  2. Ziel sind mandantenübergreifende Auswertungen ohne großen manuellen Aufwand.

Dafür mussten die Sachkonten und Kontenrahmen von Werbas, deren Schnittstelle an die frühere Finanzbuchhaltungssoftware angebunden war, umgeschlüsselt und in fimox® integriert werden. Das Schnittstellenprojekt konnte von Heinloth und K+H Software ohne Zuarbeit der Werbas AG durchgeführt werden, da es sich um eine einseitige Schnittstelle handelt; es werden nur Daten aus Werbas in fimox® importiert und keine Daten aus fimox® nach Werbas exportiert.

Der erzielte Nutzen

  1. Durch die Schnittstelle zwischen fimox® und Werbas kann Heinloth "The Logistics Expert" heute mandantenübergreifende Auswertungen fahren.
  2. Die Daten aus den Werkstattrechnungen laufen in fimox® ein, so dass über fimox® und das fimox®-Mahnwesen sowohl die Kundenrechnungen als auch die Garantieabrechnungen nachgehalten werden können.
  3. Gleichzeitig stehen auf Grund der Datenschnittstelle zu fimox sämtliche Umsatzzahlen und ebenso am Jahresende auf Grund der Inventur beispielsweise aktuelle Zahlen zu Lagerbeständen im Bereich Werkstatt für die Unternehmensfinanzbuchhaltung zur Verfügung. Ohne händischen Zusatzaufwand, ohne doppelte Datenbank / Datenpflege. 
  4. Gleichzeitig gewinnt Heinloth auch für die Werkstattkunden mit Hilfe von fimox® Transparenz über deren Zahlungsverhalten.

Die Software der 1985 gegründeten WERBAS AG ist bei rund 3.800 Unternehmen für die Optimierung der Arbeitsabläufe im Einsatz: in Pkw- und Nfz-Werkstätten, Servicebetrieben, Autohäusern, Karosserie- und Lackierbetrieben, Kommunalen Reparaturwerkstätten, Caravan- und Reisemobilbetrieben, Oldtimer Reparatur- und Restauratoren-Werkstätten. Es stehen Anbindungen zu 250 IT-Systemen zur Verfügung, nun auch zu fimox®

  1. Sie möchten mehr wissen? Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter unter der Telefonnummer 089 8944100.