Welchen Vorteil hat die Buchhaltung vom Mahnen per E-Mail?

Zur Debitorenbuchhaltung gehören auch die Durchführung der Lastschriften und das Mahnwesen, Stichwort Forderungsmanagement. Bei beispielsweise einem Handelsunternehmen oder einer E-Commerce-Firma, die mit der Buchhaltungssoftware täglich zwischen 10.000 – 15.000 oder mehr Zahlungseingänge aus dem Privatkundenbereich voll automatisch verbuchen, kommt es angesichts der großen Zahl täglicher Bestellungen des Öfteren zu Zahlungsausfällen.

E-Mail-Mahnungen sparen Zeit und Geld

Daher ist die Funktion „Mahnen per Mail“ von großem Vorteil. Sie ermöglicht in fimox®, anstelle eines Versands von Mahnungen und Avisen per Post für beliebig viele Mahnstufen den Versand per E-Mail auszuführen. Darüber hinaus kann individuell festgelegt werden, welche Versandart für einzelne Kreditoren/Debitoren gilt. Dafür müssen einmalig ein gültiger Ansprechpartner inklusive der dazugehörigen E-Mail-Adresse sowie die Formulare im Geschäftspapierlayout hinterlegt und das gewünschte E-Mail-Template für die E-Mail-Ansprache eingestellt werden.

Die verschickten Mahn-E-Mails enthalten dann einen im Vorfeld formulierten Text samt Betreffzeile abhängig von der jeweiligen Mahnstufe und in der voreingestellten Mahnsprache sowie die Mahnungen bzw. Avise als PDF im Anhang.

Lebkuchen Schmidt GmbH & Co.KG mit Sitz in Nürnberg, ein langjähriger fimox®-Kunde, optimiert mit der Funktion „Mahnen per Mail“ die Abläufe beim Versand der entsprechenden Briefe und spart gleichzeitig das Porto.

Mahnen per E-Mail im Standard verfügbar

Die fimox®-Funktion ist im Standard verfügbar. Für sie wird technisch und organisatorisch eine Verbindung zwischen der Buchhaltungssoftware und dem E-Mail-Server bzw. den Formularen des Kunden hergestellt. Ggf. werden die Formulare hinsichtlich der Verwendung als E-Mail-Anhang vorbereitet.

Der Mehrwert für den fimox®-Anwender:

  1. Das maschinelle Mahnwesen für Debitoren in fimox® arbeitet Workflow-gestützt über maximal 9 Mahnstufen.
  2. Es erlaubt mehrsprachige Korrespondenz.
  3. Mahnvorschläge lassen sich bearbeiten, Mahnschreiben bei Bedarf an einen im Stammsatz definierten abweichenden Kontoinhaber versenden.
  4. Es werden Kosten für Porto, Papier, Personal gespart, die Durchführungszeit wird verkürzt.
  5. Onlinehändler mit digitalem Geschäftsmodell entsprechen der Erwartung ihrer Kunden auf E-Mail-Korrespondenz.